Jak pracujeme

Jak uspořádat skvělou konferenci?

Organizace konference je pro mnoho lidí pravou noční můrou.
Ve skutečnosti je to jedna z nejzábavnějších a nejkreativnějších činností, do jaké se můžete pustit.
ICCEX s.r.o. Vám v tom může pomoci a všechny níže uvedené činnosti zajistí za Vás nebo ve spolupráci s Vámi.

 

Neváhejte a kontaktujte nás. Zašlete nám Váš dotaz a pokuste se maximálně specifikovat všechny položky.

Čím detailnější bude Váš požadavek, tím propracovanější bude předběžný rozpočet.

 

Připravíme pro Vás návrh akce, najdeme vhodné prostory a připravíme předběžný rozpočet, ze kterého vyčtete odhad účastnických poplatků a časový harmonogram organizačních příprav. Součástí bude také návrh ubytovacích kapacit a  doprovodného programu.

V případě, že splníme Vaše očekávání, spustíme přípravy a organizaci konference a společně s programovým výborem zrealizujeme úspěšnou konferenci.

 

Každá konference je realizována ve třech fázích, které bychom mohli nazvat podle převládající aktivity v daném období:

  • Nápad a příprava - od první myšlenky na uspořádání konference až do jejího zahájení. Kvalitní konference je dána kvalitním obsahem, dobrými tématy, správnou volbou přednášejících.
  • Akce - od zahájení konference po její ukončení. Tato fáze pokrývá samotný průběh konference, důležitá je celková atmosféra, která velmi podporuje obsah akce.
  • Spolupráce a výsledky - od zakončení konference.Trvání pokonferenční fáze nelze definovat, účastníci i organizátoři mohou využívat výsledků celý život.

 

 

 

Čím je vaše konference jedinečná? Hledejte, čím se lišíte od ostatních akcí v oboru. Uvědomte si, že v dnešní době soutěžíte o pozornost s jinými akcemi a projekty účastníků i přednášejících.

 

Podpořte konferenci "příběhem", který hraje velkou roli v marketingu a v získávání účastníků. Je těsně spjat se smyslem konference. Při jeho vymýšlení si můžete odpovědět na otázky „Proč děláme tuto konferenci a proč se zapojit či zúčastnit?"

Stanovte téma, které je atraktivní a nosné pro vás, účastníky i přednášející.

 

Při výběru místa zvážíme zejména: cenu pronájmu za prostor, velikost akce, předpokládaný počet osob/velikost prostoru, typ cílové skupiny, formát akce (požadavky z toho plynoucí na prostor), vaše zvláštní přání (např. členitost vnitřního prostoru, možnost vyjít o přestávkách ven), požadavky na techniku (nejen prezentační techniku, ale i ozvučení, osvětlení, wifi připojení, klimatizaci). Dalšími kritérii může být: blízkost ubytování, místa pro stravování apod.

 

Nepodceňte výběr vhodného termínu akce. Zní to jednoduše, ale mějte na paměti, že není dobré organizovat konferenci například uprostřed prázdnin. Z praxe je známo, že nejlepší čas na konferenci je březen, duben, květen, konec září a říjen. Je třeba také zkontrolovat, jaké jiné "příbuzné" konference se kdy konají, aby vám neodlákaly účastníky.


Potencionální účastníci konference - určitě víte, kdo jistě přijde, kdo by neměl chybět apod. Nezůstávejte však u dohadů. Zamyslete se nad tím, zda víte o všech, kteří by chtěli přijet a zda o vás vědí. Nezapomeňte na ty, kteří jsou třeba jen na hranici oboru. Požádejte o spolupráci partnerské asociace, instituce, kluby, členy apod. Přemýšlejte, komu, kdy a jak se ozvat. Neváhejte se i několikrát připomenout.
Dbejte na to, aby především zvaní přednášející, byli odborníky v dané oblasti, pokud možno zdatní řečníci, přinášející originální pohled či nové informace. Oslovujte známé i zcela neznámé osobnosti.


Vyžádáme si od vystupujících specifikaci jejich příspěvků, k tomu poslouží první oznámení a "Call for abstracts". Sestavte programovou komisi recenzentů a hodnotitelů, vytvořte skupinu spolupracovníků kolem organizačního týmu, s jejichž pomocí vyberete příspěvky vhodné pro prezentaci. Neváhejte odmítnout příspěvek, který je nekvalitní nebo je mimo téma.
Netlačte do organizačního týmu nikoho, kdo nemá čas, energii či motivaci skutečně se zapojit. Respektujte různé úrovně zapojení do organizačního týmu. Užší organizační tým má akci pod kontrolou a přípravu posouvá dopředu, ale i širší organizační tým by měl mít šanci se zapojit.


Jak vás účastníci najdou? Vytvoříme pro akci vlastní webové stránky nebo samostatnou stránku na webu Vaší organizace. Stránky budeme pečlivě aktualizovat. Co nejdříve zveřejníme přibližný program konference, začneme rozesílat pozvánky a program budeme postupně upřesňovat.

 

Připravíme přihlašovací formulář, ve kterém uvedeme maximum informací a otázek. Jen tak budeme moci profesionálně organizovat všechny záležitosti. Každý účastník musí cítit, že o něj máte zájem a že vám na něm záleží.

 

 

 

Budeme motivovat přihlášené účastníky ještě před začátkem akce. V průběhu příprav budeme pečlivě aktualizovat webové stránky, rozesílat upoutávky a novinky, o účastníky stále pečovat a zásobovat je informacemi průběžně.


Zkontrolujeme před konferencí materiální a technické zázemí.


Programový výbor by měl hlídat vyváženost programu a poměr času, kteří dostanou přednášející a účastníci. Po příspěvku by měla ideálně následovat diskuze či jiná aktivita.

 

Zveřejníme seznam přihlášených účastníků. Účastníci rádi vidí, koho potkají. Pokud máte obavy, že nízký počet přihlášených bude ze začátku fungovat na potenciální zájemce demotivačně, zveřejníme seznam až po překročení kritické hranice v počtu registrovaných, kterou si stanovíte.


Jaký bude první kontakt účastníků s konferencí? Každého potěší, když při příchodu dostane něco pěkného. Netradiční propagační předmět, sladkost, cokoliv může už při registraci příchozí příjemně naladit. Buďte kreativní a nezůstávejte u klasické složky s papíry a tužkou, pokud to alespoň trochu dovolí rozpočet akce! Zajistíme hudbu a připravíme uvítací party.

 

Budete se moci plně věnovat jako pořadatelé účastníkům konference.
 

 

 

Zeptejte se účastníků a řečníků, jaké to bylo a vyžádejte si zpětnou vazbu. Můžeme využít i dotazník, který budou účastníci odevzdávat již v průběhu akce.

Kancelář

ICCEX s.r.o.

IČ: 028 70 959
DIČ: CZ 028 70 959

Kontakt

e-mailová adresa:

rom.kocova@gmail.com / info@iccex.cz

Korespondenční adresa:

Notečská 561/16
181 00 Praha 8 - Troja

Zasílání novinek

Chcete být informováni o novinkách a připravovaných akcích? Zadejte zde vaši emailovou adresu.